Hóa đơn điện tử đã và đang ngày càng được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến hơn. Tuy nhiên, để tất cả các doanh nghiệp có thể làm quen dần với hóa đơn điện tử, bản thể hiện của hóa đơn điện tử đã được tạo ra. Vậy bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì? Tầm quan trọng của loại hóa đơn này ra sao?

Bản thể hiện hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử ra đời đã mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích thiết thực. Đặc biệt là trong việc tiết kiệm chi phí cũng như nâng cao khả năng lưu trữ hóa đơn tốt hơn. Tuy nhiên, việc sử dụng hóa đơn điện tử vẫn còn khiến cho doanh nghiệp và đơn vị kinh doanh gặp một số khó khăn do chưa thực sự quen với chúng. 

Chính vì vậy, nhằm hỗ trợ các đơn vị kinh doanh, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong việc triển khai hóa đơn điện tử, bản thể hiện của hóa đơn điện tử đã được tạo ra. Vậy bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là bản sao của hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy. Hóa đơn điện tử là các thông tin, dữ liệu về bán hàng, cung ứng dịch vụ được tạo lập trên phương tiện điện tử. 

Hóa đơn điện tử khi được lưu trữ sẽ được chia thành 2 loại định dạng riêng. Đối với file chứa dữ liệu của hóa đơn sẽ được lưu dưới dạng XML. Còn bản thể hiện nội dung hóa đơn sẽ được lưu dưới dạng PDF.

Khi cần xuất chứng từ để phục vụ cho việc lưu trữ hay kiểm tra thông tin của kế toán, đơn vị cơ quan chức năng,… thì doanh nghiệp có thể chuyển đổi từ bản điện tử sang hóa đơn giấy. Như vậy, hóa đơn giấy lúc này chính là bản thể hiện của hóa đơn điện tử. Các nội dung có trong bản thể hiện đều tương tự như hóa đơn điện tử.

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Yêu cầu đối với bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì và các yêu cầu đối với chứng từ này ra sao? Những thắc mắc này nhận được sự quan tâm rất lớn của các đơn vị mới áp dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh. Như đã đề cập ở trên, bản thể hiện của hóa đơn điện tử chính là bản sao của hóa đơn điện tử. Các thông tin trên bản thể hiện cũng tương tự như hóa đơn điện tử.

Chính vì vậy, yêu cầu với bản thể hiện của hóa đơn điện tử cần đáp ứng đầy đủ những nội dung như sau:

• Tên và ký hiệu theo đúng bản hóa đơn điện tử. Bên cạnh đó là ký hiệu của mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của cả bên cung cấp lẫn bên khách hàng.
• Tên sản phẩm, đơn vị tính, số lượng và đơn giá của hàng hóa, dịch vụ được cung cấp. Đi cùng với đó là các thông tin về tiền sản phẩm khi chưa tính thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng, số tiền cần thanh toán đã bao gồm thuế giá trị gia tăng.
• Tổng số tiền hàng hóa, dịch vụ bên mua phải thanh toán
• Ngày, tháng, năm lập hóa đơn điện tử
• Mã của cơ quan thuế (nếu có)
• Lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và một số thông tin liên quan khác nếu có trên hóa đơn điện tử.

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử cần có đầy đủ nội dung như hóa đơn điện tử gốc

Tầm quan trọng của bản thể hiện hóa đơn điện tử

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp khi mới bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì? Như đã đề cập ở trên, bản thể hiện của hóa đơn điện tử là bản sao của hóa đơn điện tử. Trên bản thể hiện của hóa đơn điện tử có đầy đủ thông tin, nội dung như bản gốc.

Điểm khác biệt là trên mỗi bản thể hiện của hoá đơn điện tử sẽ có dòng chữ “bản thể hiện của hoá đơn điện tử” giúp phân biệt với bản hoá đơn gốc. Ngoài ra, bản thể hiện của hoá đơn điện tử không có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, vai trò của bản thể hiện của hoá đơn điện tử là không thể phủ nhận.

Người bán hàng hoàn toàn có thể xuất bản thể hiện của hóa đơn điện tử phục vụ cho việc chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa trong quá trình lưu thông. Đồng thời, bản thể hiện còn có thể dùng cho mục đích lưu trữ hóa đơn để tiện cho việc theo dõi và quản lý trong nội bộ doanh nghiệp.

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử đóng vai trò rất quan trọng

Lưu ý khi lập và sử dụng bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì? Đây chính là bản sao của hóa đơn điện tử. Khi tiến hành lập và sử dụng bản thể hiện của hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề như:

Hóa đơn điện tử gốc phải đảm bảo tính hợp pháp

Một trong những lưu ý đầu tiên chính là tính hợp pháp của hóa đơn điện tử gốc. Như vậy, bản thể hiện của hóa đơn điện tử mới có thể đưa vào sử dụng và đảm bảo tính pháp lý.

Hóa đơn điện tử gốc cần đảm bảo tính hợp pháp

Bản thể hiện cần có đầy đủ nội dung tương tự như hóa đơn điện tử

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử tức là bản sao của hóa đơn điện tử. Vậy nên, trên bản thể hiện phải có đầy đủ các thông tin, nội dung và hình thức như hóa đơn điện tử gốc. Trên bản thể hiện còn phải có nội dung “bản thể hiện của hóa đơn điện tử”. Điều này giúp phân biệt với hóa đơn điện tử gốc.

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử chỉ được sử dụng để lưu trữ

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử chỉ được sử dụng để lưu trữ và theo dõi trong nội bộ doanh nghiệp. Chúng hoàn toàn không có giá trị để thực hiện giao dịch hay tiến hành thanh toán.

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử chỉ được sử dụng để lưu trữ

Có chữ ký và dấu xác nhận của đơn vị cung cấp

Trên bản thể hiện của hóa đơn điện tử không thể thiếu chữ ký và dấu xác nhận của bên bán. Đây là những yếu tố cần có để đảm bảo tính chính xác và xác minh của bản thể hiện.

 Cần có đầy đủ chữ ký và con dấu xác minh

Như vậy, bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì đã được chúng tôi giải đáp chi tiết trong bài viết trên đây của Danhbacongty.org. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử giúp cho doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong việc triển khai hóa đơn điện tử. Để có thể sử dụng bản thể hiện của hóa đơn điện tử, mọi người cần nắm rõ các yêu cầu cần có của chứng từ này.