Hóa đơn điện tử đang ngày càng trở nên phổ biến và được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng bởi nhiều lợi ích vượt trội. Một trong những ưu điểm nổi bật của hóa đơn điện tử so với những hóa đơn giấy chính là khả năng bảo quản và lưu trữ dễ dàng dưới dạng dữ liệu điện tử. Nếu bạn đang thắc mắc bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào để đảm bảo tính hợp lệ theo quy định của pháp luật. Vậy thì đừng bỏ qua bài viết dưới đây nhé. 

Tại sao phải lưu trữ hóa đơn điện tử?

Luật Kế toán và Luật giao dịch điện tử quy định cả bên bán và bên mua đều cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng mốc thời gian được quy định bởi pháp luật. Từ đó ghi sổ kế toán và lập các báo cáo tài chính cũng như sử dụng hóa đơn số vào những mục đích hợp pháp khác. Đối với bên mua, lưu trữ các hóa đơn điện tử sẽ tăng sự chủ động và tránh tình trạng phải phụ thuộc quá nhiều vào website hay phần mềm hóa đơn điện tử của người bán. 

Bên mua phải lưu trữ hóa đơn điện tử để không phải lệ thuộc nhiều vào phần mềm hóa đơn điện tử của người bán

Thông thường, khi thực hiện lưu trữ các hóa đơn điện tử, bên mua cũng như bên bán đều cần phải lưu trữ đồng thời cả hai file dưới định dạng PDF và XML. Trong đó:

• File XML là file dữ liệu của toàn bộ hóa đơn và có giá trị pháp lý khi chưa có bất cứ sửa đổi nào
• File PDF là file thể hiện nội dung nghiệp vụ của các hóa đơn điện tử, tương đương như một hóa đơn giấy thông thường và không có giá trị về mặt pháp lý.

Quy định lưu trữ hóa đơn điện tử hợp pháp với bên mua

Nắm rõ được vai trò quan trọng của việc lưu trữ hóa đơn điện tử, bạn cũng cần biết bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào để đảm bảo tính hợp pháp. Theo quy định về việc lưu trữ hóa đơn của Thông tư 32/2011/TT-BTC do Bộ Tài chính, các hóa đơn điện tử sẽ được khởi tạo và xử lý trên hệ thống máy tính của bên bán đã được cấp mã số thuế khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên hệ thống máy tính của bên mua theo đúng quy định về giao dịch điện tử. 

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải tuân theo những quy định của pháp luật

Cụ thể, quy định về việc lưu trữ hóa đơn điện tử hợp pháp cho bên mua đã được nêu rõ tại Điểm e, Khoản 2, Điều 4 của Thông tư 32/2011/TC-BTC. Theo đó, các quy trình sao lưu và khôi phục dữ liệu trong hóa đơn điện tử cần phải đáp ứng những yêu cầu cơ bản về chất lượng lưu trữ bao gồm:

Hệ thống lưu trữ dữ liệu hóa đơn cần phải đáp ứng hoặc được chứng minh có khả năng tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu dữ liệu. Có quy trình sao chép, lưu trữ và phục hồi dữ liệu trong trường hợp hệ thống gặp sự cố và đảm bảo việc sao lưu dữ liệu trong hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến. 

Ngoài ra, Thông tư 32/2011/TC-BTC cũng quy định rõ về việc lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử cho bên mua. Bên mua sử dụng hóa đơn số để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính phải lưu trữ đúng thời gian quy định. Đối với bên mua là những tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì cũng phải có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của các hóa đơn điện tử ra các vật mang tin như đĩa DVD, đĩa cứng. 

Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử

Theo Khoản 2, Điều 11 của Thông tư 32 của Bộ Tài chính đã quy định rõ hóa đơn điện tử đã lập cần phải thỏa mãn các điều kiện:

Điều kiện để lưu trữ hóa đơn điện tử hợp lệ là gì?

• Nội dung của hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng để đối chiếu bất cứ khi nào cần thiết
• Nội dung của hóa đơn điện tử được lưu trữ bằng chính khuôn dạng mà hóa đơn được khởi tạo, gửi nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép để thể hiện chính xác nội dung của hóa đơn số đó
• Hóa đơn điện tử được lưu trữ dưới một cách thức nhất định cho phép xác định được nguồn gốc khởi tạo, nơi nhận, ngày giờ gửi và nhận hóa đơn điện tử và thiết lập theo đúng quy định
• Có sự đảm bảo về tính toàn vẹn của dữ liệu trong hóa đơn điện tử kể từ khi thông tin được tạo ra dưới dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí để đánh giá tính toàn vẹn là thông tin đầy đủ, chính xác và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức có thể phát sinh trong quá trình trao đổi và lưu trữ hóa đơn. 

Cách lưu trữ hóa đơn theo đúng quy định

Vậy bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào mới đúng quy định? Dưới đây là các cách lưu trữ hóa đơn đầu vào và đầu ra theo đúng quy định.

Cách lưu trữ hóa đơn đầu vào

Hóa đơn đầu vào sẽ được lưu vào một email riêng để thông báo cho bên bán. Email này được cấu hình chuyển tiếp đến email của giám đốc để phòng các trường hợp nhân sự nghỉ việc và mang theo mật khẩu.

Bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào để đảm bảo tính hợp pháp

• Lập thư mục Google Drive cho chính email nhận đó. 
• Khi nhận được email thì tải xuống và lưu trữ tại thư mục trên máy tính. Đổi tên file hóa đơn tương đương với mã số thuế, tên người bán và số hóa đơn. 
• Sau đó mở hóa đơn để kiểm tra sơ bộ và cập nhật một vài thông tin trên hóa đơn điện tử như mã số thuế người bán, website tra cứu, mã tra cứu vào một file excel. 
• Chèn link trỏ đến hóa đơn điện tử để mở ra khi cần thiết, tải thư mục lên Google Drive theo tháng/năm và đồng bộ thư mục máy tính cho chứa hóa đơn. 

Cách lưu trữ thông tin hóa đơn điện tử đầu ra

Không chỉ bên mua mà bên bán cũng cần phải biết cách lưu trữ hóa đơn điện tử chính xác để đảm bảo tính hợp pháp cho các giao dịch.

Tìm hiểu cách lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách là điều cần thiết

• Trước khi lập phiếu nên bật chế độ xem trước để kiểm tra những thông tin về khách hàng và các chỉ tiêu về hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, VAT và cả số tiền bằng chữ. 
• Sau khi đã ký hóa đơn xong thì nên kiểm tra lại trước khi gửi cho khách hàng để tránh những sai sót. 
• Tiếp đó tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử vào một thư mục trên máy tính và gửi luôn hóa đơn đến email của công ty. Đồng thời sao lưu dữ liệu lên email riêng đã được tạo trước đó. 
• Cập nhật các thông tin trên hóa đơn vào một file excel bao gồm: tên khách hàng, mã số thuế, số tiền nhận trước VAT và sau VAT, mã tra cứu. 
• Chèn link trỏ đến hóa đơn điện tử để mở ta khi cần thiết và sao lưu dữ liệu này lên Google Drive định kỳ mỗi tuần hoặc mỗi tháng. 

Theo quy định thì các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử sẽ phải lưu trữ các hóa đơn điện tử trong thời gian 10 năm. Tuy nhiên, các doanh nghiệp, cả bên mua và bên bán cần chủ động lưu trữ các hóa đơn để tránh rủi ro. 

Trên đây là tất cả những thông tin cần thiết về việc lưu trữ hóa đơn điện tử. Hy vọng rằng qua bài viết này từ Danhbacongty.org, bạn đã tìm được câu trả lời cho thắc mắc bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào để đảm bảo tính hợp pháp. Để tiện cho việc lưu trữ dữ liệu trong hóa đơn điện tử hiệu quả và tránh những rủi ro đáng tiếc, các doanh nghiệp nên lựa chọn các phần mềm hóa đơn điện tử uy tín.