Việc sử dụng hóa đơn điện tử không còn quá xa lạ trong thời buổi công nghệ hiện đại như ngày nay. Việc thay thế hóa đơn giấy bằng hóa đơn điện tử truyền thống giúp hạn chế rủi ro, nhanh chóng, tiện lợi. Vậy bạn có biết một loại giấy tờ thường đi kèm với hóa đơn điện tử, gọi là “liên” hay không? Hóa đơn điện tử có mấy liên? Cùng Danhbacongty.org tìm hiểu rõ hơn trong nội dung bài viết dưới đây nhé!

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là một dạng tài liệu tập hợp các thông tin liên quan đến hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn điện tử sẽ được lập, gửi, nhận và lưu trữ bằng các thiết bị, phương tiện điện tử. 

Mọi hóa đơn điện tử đúng pháp luật cần được cấp mã số thuế. Hóa đơn điện tử sẽ đều được lưu trữ và quản lý đúng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Những loại hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay đó là: 

• Hóa đơn xuất khẩu
• Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)
• Một vài loại hóa đơn khác như: vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; 
• Hóa đơn cước vận chuyển hàng không, 
• Chứng từ thu phí dịch vụ từ phía ngân hàng
• ...

Mỗi loại hóa đơn đều có những hình thức và nội dung khác nhau. Tất cả được quy định theo pháp luật.

Hóa đơn điện tử cần đảm bảo những quy tắc: hóa đơn được xác định theo nguyên tắc liên tục, sắp xếp theo đúng trình tự thời gian. Với mỗi hóa đơn điện tử sẽ luôn được đảm bảo lập và sử dụng 1 lần.

“Liên” hóa đơn là gì? Quy định về “liên” của hóa đơn giấy ra sao?

Vậy liên trong hóa đơn là gì? Đây là các tờ giấy được xuất ra trong cùng một hóa đơn. Thông thường một hóa đơn sẽ có trên 2 liên và không vượt quá 9 liên. Cụ thể:

• Liên 1: Người bán lưu lại để làm tài liệu, chứng cứ,...
• Liên 2: Giao cho phía người mua

Từ liên thứ 3 trở đi sẽ có mục đích sử dụng và quy định khác nhau, tùy thuộc vào từng đối tượng. Đặc biệt, với hóa đơn được cấp do cơ quan thuế sẽ có 3 liên. Liên thứ 3 đó sẽ cần lưu lại và nộp cho cơ quan thuế.

Những tài sản, mặt hàng có đăng ký quyền sở hữu và quyền sử dụng với tổ chức có thẩm quyền sẽ phải phát hành trên 3 liên. Cụ thể hơn, liên thứ 2 sẽ giao cho người mua và liên thứ 3 được sử dụng để làm những thủ tục về quyền sở hữu hay quyền sử dụng theo đúng quy định. Trong trường hợp người bán chỉ có 2 liên mà liên thứ 2 sẽ cần lưu và nộp cho cơ quan quản lý thì người mua được phép sử dụng bản chụp của liên 2, với điều kiện nhận được sự xác nhận và đồng ý của người bán.

Liên hóa đơn được xuất ra trong cùng một hóa đơn

Hóa đơn điện tử có mấy liên? Khác gì so với liên của hóa đơn giấy?

Việc sử dụng liên hóa đơn giấy đang dần được thay thế do nhu cầu về hóa đơn điện tử ngày càng cao. 

Điểm khác biệt của hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử

• Liên hóa đơn giấy khiến việc đối chiếu và xác minh mọi thông tin có khả năng không đồng nhất với cùng nội dung. Dẫn đến nhiều hiểu lầm, rủi ro trong quá trình kinh doanh. Bởi khả năng thông tin trên hóa đơn bị sửa đổi một cách cố tình từ một phía là rất có thể xảy ra. Việc này gây ra rất nhiều khó khăn trong quá trình kiểm tra, quản lý hoạt động kinh doanh, mua bán.

Hóa đơn giấy truyền thống

• Ngược lại, việc sử dụng hóa đơn điện tử lại trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Bởi mọi hóa đơn, thông tin liên quan đến hoạt động mua bán đều được lưu trữ trên hệ thống, phương tiện điện tử (file dữ liệu XML). Việc lưu trên file dữ liệu này sẽ phải đúng theo quy định của Thông Tư 32/2011/TT-BTC. Đây cũng là file dữ liệu lưu lại hóa đơn gốc, tài liệu có giá trị pháp lý. 

Hóa đơn điện tử sẽ được lưu dữ dưới nhiều hình thức khác nhau, điển hình là email, ổ cứng di động, máy tính hoặc trung tâm dữ liệu của VNIs…Chính vì vậy, rủi ro mà hình thứ tạo và lưu giữ hóa đơn điện tử dính phải gần như là không.

Hóa đơn điện tử đem đến sự tiện lợi, nhanh chóng, giảm thiểu rủi ro

Hóa đơn điện tử có mấy liên?

Với những điểm ưu việt nêu trên, vậy “hóa đơn điện tử có mấy liên?”. Câu trả lời là không. Hóa đơn điện tử không có liên.

Hiện nay, các hóa đơn điện tử đều được thể hiện và lưu trữ dưới dạng điện tử. Do đó, “liên” hóa đơn cũng vậy. Hóa đơn sẽ do bên bán hàng hóa, cung cấp sản phẩm dịch vụ xuất và lưu trữ bản gốc theo đúng quy định.

Hóa đơn điện tử sẽ có ít nhất 2 file:

• Hóa đơn được lưu dưới định dạng file PDF, hình thức và mọi nội dung đều có và giống với hóa đơn giấy thông thường.
• Hóa đơn được lưu dưới định dạng file XML.

Tóm lại, hóa đơn giấy có thể có nhiều liên khác nhau để đưa cho nhiều bên liên quan thì hóa đơn điện tử lại không có liên. Hóa đơn điện tử là thứ tồn tại duy nhất. Tất cả các bên liên quan như người bán, người mua, cơ quan thuế sẽ đều dựa trên hóa đơn này để khai thác dữ liệu.

Hóa đơn điện tử được lưu dưới định dạng file XML

Trên đây là tất cả những thông tin liên quan đến liên hóa đơn từ Danhbacongty.org, thông qua đó giúp người đọc giải đáp thắc mắc rằng “hóa đơn điện tử có mấy liên?”. Mong rằng bài viết này sẽ bổ ích với bạn.