Với sự phát triển của công nghệ 4.0, các hóa đơn điện tử đã dần thay thế hóa đơn giấy vừa tiết kiệm thời gian vừa dễ dàng hạch toán các giao dịch. Vậy hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ? Đây là thắc mắc của rất nhiều kế toán doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu xem hóa đơn hợp lệ cần đáp ứng những yêu cầu gì trong bài viết dưới đây nhé. 

Hóa đơn điện tử hợp lệ là gì?

Hóa đơn điện tử hợp lệ hay hóa đơn điện tử hợp pháp và có giá trị về mặt pháp lý chính là những hóa đơn đảm bảo được tính pháp lý và tuân theo những quy định chung về hóa đơn điện tử dựa vào Thông tư 32/2011/TT-BTC và Nghị định 119/2018 của Chính phủ. Để dễ hiểu hơn thì đây là loại hóa đơn điện tử được phép sử dụng khi tiến hành mua bán. 

Hóa đơn điện tử hợp lệ là những hóa đơn đảm bảo về mặt pháp lý và tuân theo các quy định của pháp luật và được phép sử dụng khi mua bán

Vậy nên lập hóa đơn điện tử hợp lệ khi nào? Thời điểm để tạo hóa đơn điện tử là khoảng thời gian chuyển giao quyền sở hữu hoặc sử dụng hàng hóa, dịch vụ từ người bán cho người mua. Hoặc có thể lập tại thời điểm hoàn thành quá trình cung cấp hàng hóa và dịch vụ, hoặc thời điểm lập hóa đơn mà không biết đã nhận được tiền hay chưa nhận được tiền. 

Trong trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc cung cấp dịch vụ theo từng đợt thì sau mỗi lần giao hàng hoặc thực hiện dịch vụ đề phải tạo hóa đơn tương ứng với khối lượng và giá trị hàng hóa, dịch vụ được cung cấp.

Thế nào là hóa đơn điện tử hợp pháp?

Hóa đơn điện tử có thể được quản lý dễ dàng từ việc in hóa đơn từ máy tính tiền và kết nối chuyển dữ liệu điện tử qua cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số nhưng phải đảm bảo những nội dung cơ bản về thông tin hóa đơn, khoản chi mua hàng hóa và dịch vụ sử dụng hóa đơn cũng như các chứng từ hợp pháp khi phải thực hiện nghĩa vụ thuế. Vậy hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ?

Thông tin cơ bản, đầy đủ trên hóa đơn

Mẫu mẫu hóa đơn cần phải có đầy đủ nội dung cơ bản theo quy định, bao gồm:

• Thông tin của hóa đơn: mẫu số, ký hiệu mẫu, ký hiệu hóa đơn và số thứ tự của hóa đơn điện tử
• Thông tin của bên bán hàng trên hóa đơn, bao gồm: tên công ty, địa chỉ công ty và mã số thuế
• Thông tin của bên mua hàng trên hóa đơn, bao gồm: tên công ty, địa chỉ công ty và mã số thuế

Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ? Pháp luật quy định rất chi tiết về vấn đề này

Những thông tin về nội dung hàng hóa và dịch vụ giao dịch trên hóa đơn

Không chỉ phải đáp ứng những tiêu chí cơ bản về thông tin hóa đơn, mà cũng phải đáp ứng các tiêu chí về nội dung hàng hóa được giao dịch. Vậy nội dung hàng hóa, dịch vụ hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ? Nội dung phải đầy đủ thông tin, bao gồm:

• Số thứ tự mặt hàng, tên loại hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền
• Tổng cộng tiền hàng hóa, thuế suất, tiền thuế và tổng số tiền cần phải thanh toán
• Số tiền mua hàng bằng chữ
• Tên đơn vị mua hàng và đơn vị bán hàng
• Có chữ ký và đóng dấu của bên bán hàng

Một số các lưu ý khác đảm bảo hóa đơn điện tử hợp pháp 

So với các loại hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử cần phải đáp ứng các yêu cầu khắt khe hơn về mặt pháp lý, bao gồm:

Một bản hóa đơn điện tử song ngữ hợp lệ

• Hóa đơn điện tử được sử dụng ở Việt Nam cần phải thể hiện các nội dung bằng tiếng Việt có dấu và đúng chính tả. Trong trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì cần để các chữ nước ngoài trong dấu ngoặc đơn () hoặc thể hiện bằng cỡ chữ nhỏ hơn đặt ở dưới dòng tiếng Việt. 
• Có bản thể hiện hóa đơn
• Có chữ ký điện tử
• Sử dụng định dạng XML có tính chất pháp lý vẹn toàn và không được sửa đổi. Các thông tin trong hóa đơn phải đáng tin cậy, đầy đủ, không thay đổi, ngoại trừ những thay đổi về hình thức xảy ra trong quá trình trao đổi và lưu trữ hóa đơn. Cùng với đó là bản thể hiện dưới định dạng PDF
• Không có liên như các hóa đơn giấy
• Những thông tin trên hóa đơn điện tử phải khả dụng khi truy cập và có thể sử dụng bất cứ lúc nào. 

Ví dụ về mẫu hóa đơn điện tử hàng hoá dịch vụ hợp lệ

Hóa đơn giá trị gia tăng

Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng hợp lệ

Đây là loại hóa đơn được áp dụng cho người cung cấp hàng hóa và dịch vụ thực hiện nghĩa vụ khai thuế giá trị gia tăng bằng phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng bao gồm cả những hóa đơn được lập từ máy tính tiền có khả năng kết nối chuyển các dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế. 

Hóa đơn bán hàng

Mẫu hóa đơn bán hàng điện tử hợp pháp

Hóa đơn bán hàng là những hóa đơn áp dụng cho người bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ thực hiện nghĩa vụ khai thuế giá trị gia tăng bằng phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng bao gồm cả những hóa đơn được lập từ máy tính tiền có khả năng kết nối chuyển các dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế. 

Những hóa đơn điện tử khác

Mẫu phiếu thu được coi là hóa đơn điện tử hợp pháp

Những loại hóa đơn như tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu tiền điện tử hay phiếu xuất kho và vận chuyển điện tử hay các chứng từ điện tử khác nhưng có đầy đủ và chính xác nội dung theo như quy định của pháp luật đều được xem là hóa đơn điện tử hợp lệ. 

Với những thông tin trên về hóa đơn điện tử, Danhbacongty.org hy vọng rằng bạn đã tìm được câu trả lời hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ. Cũng như biết được cách lập và sử dụng hóa đơn hợp pháp để thực hiện các giao dịch nhanh chóng, thuận lợi hơn nhé. Doanh nghiệp cũng có thể nhờ đó mà dễ dàng quản lý và hạch toán các  giao dịch của mình.