Hóa đơn điện tử là một hình thức lưu trữ dữ liệu vô cùng an toàn và bảo mật, đang dần thay thế những loại hóa đơn giấy. Khái niệm hóa đơn điện tử có lẽ đã nhiều người biết đến. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử xác thực là gì? Liệu doanh nghiệp đã hiểu hết về khái niệm này chưa? Cùng theo dõi bài viết dưới đây của danhbacongty.org để tìm câu trả lời.

Hóa đơn điện tử xác thực là gì?

Hóa đơn điện tử xác thực là gì? Đây là một loại hóa đơn điện tử được cấp mã xác thực, số xác thực của cơ quan thuế. Người bán sẽ phải tiến hành ký hóa đơn khi được cơ quan thuế cấp mã và số xác thực. Đối với loại hóa đơn này, doanh nghiệp không cần làm báo cáo tình hình sử dụng.

Việc ra đời của hóa đơn điện tử xác thực giúp doanh nghiệp bớt đi những thủ tục hành chính phức tạp, rườm rà. Việc hạch toán của kế toán viên cũng trở nên thuận lợi hơn rất nhiều. Quá trình đối chiếu các thông tin dữ liệu tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí hơn cho doanh nghiệp.

Khi sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp sẽ không cần lo lắng về trách nghiệm cũng như bảo quản dữ liệu. Việc này sẽ được hệ thống cấp mã số thuế của Tổng cục Thuế quản lý và lưu giữ.

Hóa đơn điện tử xác thực chỉ tồn tại một bản duy nhất. Chính vì vậy sẽ không xuất hiện khái niệm liên. Tất cả các bên liên quan bao gồm bên bán (phát hành), bên mua (tiếp nhận) và cơ quan Thuế đều khai thác thông tin trên bản hóa đơn duy nhất nhất.

Hóa đơn điện tử xác thực giúp doanh nghiệp bớt đi những thủ tục hành chính phức tạp

Đối tượng áp dụng

Những đối tượng được áp dụng hóa đơn điện tử xác thực bao gồm:

• Những doanh nghiệp bán hàng hóa và cung cấp các sản phẩm dịch vụ được cơ quan thuế chỉ định, lựa chọn phát hành hóa đơn điện tử xác thực.
• Tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân tiến hành mua hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ có sử dụng hóa điện tử có mã xác thực.
• Cơ quan quản lý thuế hoặc những cá nhân có liên quan đến việc phát hành hóa đơn của cơ quan Thuế.

Nội dung trên hóa đơn xác thực

Nội dung trên hóa đơn điện tử xác thực là gì? Đó sẽ là những thông tin về chữ ký của người bán và người mua, nội dung liên hóa đơn.

Bên cạnh những thông tin cần có theo pháp luật quy định, hóa đơn điện tử xác thực cần có thêm những thông tin sau:

• Số xác thực: Đây là một dãy số với cấu trúc dựa theo quy định chung của Tổng cục Thuế. Số xác thực sẽ được cấp thông qua hệ thống cấp mã xác thực.
• Mã xác thực: Đây là một chuỗi những ký tự được mã hóa và cũng được cấp thông qua hệ thống cấp mã xác thực.
• Mã QR: Mã QR (mã vạch) có ở góc trên bên phải của hóa đơn xác thực. Để đọc được mã QR, cần sử dụng phần mềm đọc mã. Người dùng có thể dễ dàng cài đặt phần mềm này về các thiết bị điện tử như điện thoại, laptop. Mã QR giúp người dùng tra cứu, đọc và kiểm tra dữ liệu trên hóa đơn một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, chắc chắn mọi thông tin liên quan đến hóa đơn của doanh nghiệp đều sẽ được bảo vệ tuyệt đối.

Điều kiện doanh nghiệp được đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực

Để được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp cần đáp ứng được những điều kiện sau:

• Doanh nghiệp, tổ chức đã được cục thuế cấp mã số thuế và vẫn đang hoạt động.
• Doanh nghiệp có chứng thư số theo đúng quy định của pháp luật. Chứng thư số sẽ có đầy đủ thông tin, dữ liệu về mã số thuế của doanh nghiệp, hiện tại vẫn còn hiệu lực.
• Doanh nghiệp hiện đang hoạt động tại những địa phương có thể truy cập và sử dụng Internet.
• Doanh nghiệp có địa chỉ thư điện tử để liên lạc với cơ quan Thuế.

Truy cập và sử dụng Internet ổn định là điều kiện để được đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực

Cách kiểm tra hoá đơn điện tử có mã xác thực

Để kiểm tra hóa đơn điện tử có mã xác thực hay không, có thể dựa vào những thông tin sau:

• Số hóa đơn phải có đầy đủ 15 ký tự số
• Mã xác thực
• Mã vạch 2 chiều được in trên hóa đơn điện tử

Cụ thể từng bước để kiểm tra hóa đơn điện tử xác thực là gì? Cùng theo dõi các bước dưới đây nhé!

Bước 1: Truy cập vào kênh thông tin trực tuyến của Tổng cục Thuế bằng đường link sau: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html 

Sau đó nhấn chọn “Hóa đơn có mã xác thực” =>  Chọn tiếp “Xác minh hóa đơn”

Truy cập vào kênh thông tin trực tuyến của Tổng cục Thuế

Bước 2: Tiến hành nhập thông tin trên hóa đơn điện tử để tiến hành tra cứu. Trong đó yêu cầu nhập 3 nội dung: số hóa đơn xác thực, mã xác thực và mã kiểm tra.

Tiến hành nhập thông tin trên hóa đơn điện tử để tiến hành tra cứu

Sẽ có 3 trường hợp xảy ra như sau:

Trường hợp 1: Hóa đơn kiểm tra có giá trị pháp lý và được doanh nghiệp dùng để kê khai nộp thuế.

Trường hợp 2:  Hóa đơn kiểm tra không có giá trị pháp lý. Đã bị xóa bỏ và không còn được dùng để kê khai nộp thuế

Trường hợp 3: Hóa đơn kiểm tra không tồn tại

Trên đây là một vài thông tin liên quan đến hóa đơn có mã xác thực từ Danhbacongty.org. Mong rằng thông qua bài viết này chúng tôi đã giúp bạn trả lời “ hóa đơn điện tử xác thực là gì?” Cùng với đó là cách kiểm tra hóa đơn điện tử có mã xác thực một cách chính xác nhất. Nếu còn thắc mắc bất kỳ thông tin nào bạn có thể tìm kiếm tại danhbacongty.org. Chúc bạn luôn thành công trong công việc và cuộc sống.