Chuyển đổi hóa đơn điện tử là một công việc cần thiết trong các doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều kế toán viên lại gặp khó khăn trong việc này, khiến thông tin trong quá trình chuyển đổi bị nhầm lẫn. Vậy tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử? Chuyển đổi hóa đơn điện tử như thế nào là đúng quy định? Bài viết này danhbacongty.org sẽ giúp bạn làm rõ những tahwcs mắc để trong quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử tránh gặp phải những sai sót không đáng có.

Tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử? 

Tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử?

Tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử? Chuyển đổi hóa đơn điện tử để làm gì? 

Hiện nay có nhiều người dùng hóa đơn điện tử và muốn chuyển đổi chúng qua bản giấy. Nhằm mục đích lưu trữ được dễ dàng hơn, hoặc đôi khi là dùng bản chuyển đổi đó để phục vụ cho việc chứng minh nguồn gốc cho hàng hóa, sản phẩm. Đó cũng là lý do các doanh nghiệp hiện nay lựa chọn chuyển đổi hóa đơn điện tử nằm thỏa mãn những nhu cầu trên.

Chuyển đổi hóa đơn điện tử nhằm mục đích lưu trữ được dễ dàng hơn

Có được chuyển đổi hóa đơn điện tử hay không?

Có nhiều người lại thắc mắc rằng “Có được chuyển đổi hóa đơn điện tử hay không?” Theo quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử tại Thông tư 32/2011/TT-BTC đã chỉ rõ:

• Người bán được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy nếu có nhu cầu cần chứng minh nguồn gốc xuất xứ của các loại hàng hóa tại doanh nghiệp trong quá trình lưu thông. Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi sẽ chỉ được diễn ra 1 lần.
• Người phát hành hóa đơn (người bán) và người tiếp nhận hóa đơn (người mua) được phép tự tiến hành chuyển đổi sang hóa đơn giấy để phục vụ cho việc kiểm soát chứng từ. Mọi thao tác tiến hành chuyển đổi đều phải đúng theo quy định của Luật kế toán.

Từ những điều trên có thể khẳng định rằng việc chuyển đổi hóa đơn điện tử là đúng theo quy định của pháp luật.

Hóa đơn chuyển đổi thành hóa đơn giấy sẽ chỉ được sử dụng với mục đích lưu trữ.

Người bán được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử nếu có nhu cầu cần chứng minh nguồn gốc xuất xứ sản phẩm

Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử hợp pháp

Chỉ khi đáp ứng được đầy đủ những điều kiện cần thiết thì quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử mới được đảm bảo tính pháp lý. Vậy điều kiện để chuyển đổi hóa đơn điện tử hợp pháp là gì?

• Mọi hóa đơn được chuyển đổi cần đáp ứng đầy đủ những giá trị pháp lý bao gồm đảm bảo tính toàn vẹn thông tin, dữ liệu. Trên hóa đơn phải có ký hiệu xác nhận riêng, người tiến hành chuyển đổi phải ký tên rõ ràng.
• Hóa đơn chuyển đổi cần thể hiện đầy đủ những nội dung trên hóa đơn điện tử gốc.
• Hóa đơn chuyển đổi cần có ký hiệu xác nhận riêng đã được tiến hành chuyển đổi từ hóa đơn điện tử qua hóa đơn giấy. Cụ thể hơn, trên hóa đơn chuyển đổi phải có cụm từ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”. Thời gian chuyển đổi cũng sẽ cần ghi đầy đủ, rõ ràng.
• Hóa đơn điện tử sau khi được chuyển đổi cần có chữ ký đầy đủ của người tiến hành chuyển đổi qua hóa đơn giấy.

Hóa đơn chuyển đổi cần thể hiện đầy đủ những nội dung trên hóa đơn điện tử gốc

Khi nào được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy?

Trước ngày 31/10/2020, việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy được tiến hành theo Thông tư 32/2011/TT-BTC. Tuy nhiên, tính từ ngày 01/11/2020, việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy được tiến hành theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy cần đảm bảo những nội dung trên hóa đơn đều phải khớp, không có sai lệch. Hóa đơn sau khi được chuyển đổi chỉ có giá trị lưu giữ và kiểm soát theo đúng quy định về luật kế toán. Ngoại trừ trường hợp hóa đơn đó được tạo từ máy tính có kết nối chuyển dữ liệu, thông tin tới cơ quan thuế theo đúng quy định có nêu trong nghị định 19.

Việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy hay chứng từ giấy sẽ tương đồng nhau. Việc chuyển đổi sẽ được thực hiện đơn giản, nhanh chóng tại phần mềm MISA eInvoice. Cụ thể hơn, kế toán viên có thể thực hiện chuyển đổi nhanh chóng bằng những cách sau:

• Chuyển đổi từng hóa đơn
• Chuyển đổi hàng loạt hóa đơn

Đây là một trong những quy định quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử tại giai đoạn chuyển tiếp. 

Những quy định trong quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử là vô cùng quan trọng. Vì vậy, kế toán viên cần nắm rõ, cập nhật thông tin kịp thời về các quy định mới. Điều này giúp doanh nghiệp luôn chủ động trong mọi hoạt động, hạn chế những rủi ro không đáng có.

Trên đây là những thông tin liên quan đến việc chuyển đổi hóa đơn điện tử. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin đầy đủ để giải thcihs cho câu hỏi “tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử?” Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến nghiệp vụ kế toán, hãy tham khảo ngay tại Danhbacongty.org.